在工程竣工验收时，监理工程师应督促施工单位向业主提交（工程质量保修书）。当工程进入保修期，施工单位已撤离现场，而监理单位则根据工程项目的大小，宜在参加该项目施工阶段监理工作的监理人员中保留必要的人员。监理单位要与业主方密切联系，关注工程使用状况是否正常，随时听取用户意见。同时，与有关承包商保持电话联系，并且要求承包商指定一名联系人。组织承包商对工程使用情况进行回访，一般每半年进行一次这宜。听取建设单位的意见和要求，对建设单位（或使用单位）提出的工程缺陷原因及责任进行调查，分析和确认并协助进行管理体制，回访应做好记录并存档。
监理工程师对用户反馈的意见及质量回访与检查中发现的质量问题与缺陷的原因进行详细调查分析，并确定质量缺陷的事实和责任。对比较严重的质量缺陷应由监理工程师组织业主、设计人员和承包商共同研究确定原因。关键是确定该工程质量缺陷是否在正常使用条件上产生的。若是在正常使用条件下产生的质量缺陷，则由承包商负责，无条件保修。监理工程师要及时发出（工程保修通知书），要求承包商在接到通知书十日内派人进行保修。对于比较重大的质量缺陷，，如基础不均匀沉降和屋面、地下室渗漏等质量问题要求责任方提出缺陷的处理方案，并经过监理、设计人员、业主方共同审批后，由监理工程师监督实施处理。承包方苦不按工程质量悠悠书约定进行保修，监理工程应书面通知业主，可由业主委托其他承包商完成。基维修处理发生的费用依据施工合同规定在质量保修保证金中扣除。对非承包单位原因造成的工程质量缺陷，监理人员应核实修复工程的费用和签署工程款支付证书，并报建设单位；同时项目总监理工程师应组织有关监理人员做好保修期内的监理工作记录和总结。